Jeśli planujesz grudniowy wyjazd z solidną dawką muzyki "Od ZET do A – 25 lat Fokusa i Rahima" może stać się idealnym pretekstem, żeby zrobić sobie mały city break. Poniżej podpowiadamy, jak połączyć udział w koncercie z komfortowym noclegiem, tak aby zamiast myśleć o logistyce, skupić się na emocjach i wspomnieniach. Sprawdź, gdzie zatrzymać się w pobliżu miejsca wydarzenia, żeby w pełni wykorzystać każdy moment tego wyjazdu.
Jak profesjonalnie zorganizować konferencję, kongres, szkolenie, sympozjum czy event biznesowy? Jedno jest pewne – na każdego, kto chce zaplanować wydarzenie na większą liczbę osób, czeka wiele pracy. Aby dokonać właściwych wyborów, wystarczy zastosować się do kilku wskazówek, od których zależy powodzenie i sukces eventu.
Po pierwsze lokalizacja
Pojawił się interesujący pomysł na tematykę, powstał scenariusz i agenda. To moment, kiedy należy odpowiedzieć sobie na jedno z kluczowych pytań: gdzie zorganizować konferencję czy szkolenie, by wyróżniał je profesjonalny charakter, otoczenie odpowiadało ich tematyce, a oczekiwania mieściły się w planowanym budżecie?
Wybór najlepiej zacząć od ustalenia dogodnej lokalizacji, która będzie spójna z charakterem wydarzenia, a jednocześnie nie będzie sprawiała problemów, jeśli chodzi o dotarcie uczestników na miejsce. Trzeba zastanowić się, czy ma to być spokojne otoczenie, gdzie np. goście mogą odciąć się od zgiełku miejskiego życia? Czy raczej duże miasto, położone w pobliżu lotniska i kluczowych węzłów drogowych? Podjęcie decyzji dotyczącej usytuowania konferencji powinno być uzasadnione kwestiami organizacyjnymi i adekwatne do jej formy i tematyki. Warto wybrać renomowane, polecane przez innych miejsce, w którym doświadczony menedżer pozwoli nam uniknąć błędów, a tym samym niepotrzebnych strat finansowych czy wizerunkowych.
Sala sali nierówna
Obecnie, niezależnie od tego, w jakim mieście czy regionie organizuje się event, można znaleźć wiele rodzajów obiektów pod wynajem – od pałacyków i loftów, przez centra kongresowe czy szkoleniowe, aż po hotele konferencyjne, wiodące prym w tym zakresie. To, co zdecydowanie wpływa na korzyść tych ostatnich, to z pewnością fakt, że przestrzenie w hotelach można dowolnie modyfikować, odpowiednio do potrzeb – sale konferencyjne wyróżniają się bowiem modułową konstrukcją, dzięki czemu ich odpowiednie zaaranżowanie pozwala pomieścić oczekiwaną liczbę uczestników wydarzenia. Co szczególnie ważne, hotele oferują powierzchnie, które nie zawsze są standardem w innych miejscach, np. zabytkowych pałacykach.
Niezależnie czy postawimy na kameralne szkolenie, czy na duży kongres na kilka tysięcy osób, organizując wydarzenie trzeba wziąć pod uwagę również zaplecze techniczne i infrastrukturę, w jaką wyposażone jest wybrane miejsce. Również w tym zakresie najbardziej kompleksową ofertę posiadają hotele konferencyjne, gdzie klient otrzymuje do dyspozycji dedykowanego opiekuna, który mając doświadczenie pozwoli uniknąć niepożądanych scenariuszy zdarzeń, a także realizuje nawet najbardziej wysublimowane potrzeby. Strony podpisują umowę, która pozwalająca na wyeliminowanie wszelkich niedomówień.
Kompleksowe wsparcie techniczne i logistyczne
Sukces wydarzenia, takiego jak konferencja naukowa czy konferencja firmowa, zależy od precyzyjnej organizacji i odpowiedniego zaplecza technicznego. Oferujemy nowoczesne rozwiązania, obejmujące projektor, system nagłośnienia i wszelkie pomoce multimedialne, które ułatwiają prowadzenie konferencji. Nasi eksperci pomagają określić potrzeby techniczne i dostosować je do specyfiki wydarzenia.
Podczas planowania konferencji warto sprawdzić na czyj występ najbardziej czekają uczestnicy, aby efektywnie ustalić harmonogram i zapewnić wysoką jakość przekazu. Współpracujemy z komitetem organizacyjnym, wspierając zarówno prelegentów, jak i organizatorów w kwestiach technicznych.
Kompleksowo i z doświadczeniem
Klient, organizując konferencję w hotelu, oszczędza sporo czasu i pieniędzy. Dlaczego? Ponieważ w ramach wynajmu przestrzeni nie musi szukać podwykonawców, mając do dyspozycji całą potrzebną infrastrukturę: odpowiednią liczbę krzeseł, nagłośnienie, komputery, rzutniki, ekrany i mikrofony, a nawet podium czy scenę. A także, co szczególnie istotne, może na miejscu skorzystać z usługi cateringowej, oferowanej przez hotel, dzięki czemu serwowane gościom posiłki będą nie tylko ciepłe i świeże, ale również podane w elegancki sposób.
Przygotowując wydarzenie biznesowe trzeba zwracać uwagę na wiele detali, dlatego warto wybrać obiekt, posiadający kompetencje w organizacji tego typu eventów.
– Wszystkim, którzy chcą zorganizować konferencję czy szkolenie, a nie mają w tym doświadczenia, warto dać kilka podstawowych rad: przede wszystkim, by konsultować wszystkie ważne kwestie z przedstawicielem hotelu, traktując go jak partnera, któremu tak samo zależy na zadowoleniu uczestników i który posiadając doświadczenie z wielu realizacji wie, w jaki sposób nie powielać błędów innych. Taka dedykowana osoba zadba o detale, aby wszystko było dopięte na ostatni guzik – radzi Paweł Jaszczyk, Specjalista ds. sprzedaży w Park Hotelu Diament Katowice****. – Warto podejść empatycznie do uczestnika wydarzenia i zadbać o niego od momentu, gdy wsiądzie pod domem do samochodu, aż do chwili, gdy poda rękę na pożegnanie. Na co zwraca on uwagę po wejściu do hotelu? Jak ocenia przygotowanie sali konferencyjnej? Jak smakuje mu obiad? Czy przerwa kawowa jest odpowiednio bogata, a pokój wygodny? Spojrzenie na wydarzenie oczami gościa pozwala podjąć wiele kluczowych decyzji – dodaje.
Decydując się na miejsce oferujące kompleksową usługę i otaczając się doświadczonymi doradcami, którzy pomogą nam uniknąć zaskakujących problemów, zaplanowanie konferencji będzie przyjemnością, a uczestnicy jeszcze na długo zachowają ją w swojej pamięci.
Elastyczność przestrzeni konferencyjnych
Jednym z największych atutów Park Hotelu Diament Wrocław są nowoczesne sale konferencyjne, które można dowolnie modyfikować. Dzięki modułowej konstrukcji, sale mogą być dostosowane do różnej liczby uczestników, co pozwala na organizację zarówno kameralnych szkoleń, jak i dużych kongresów. Automatyczne ściany przesuwne umożliwiają szybkie zmiany układu przestrzeni, co jest niezwykle ważne w dynamicznie zmieniających się warunkach. Warto odwiedzić nasze sale konferencyjne i zobaczyć, jak doskonale są przystosowane do różnych wydarzeń. Nasze sale wyposażone są w nowoczesne systemy klimatyzacji i nagłośnienia, co zapewnia komfortowe warunki pracy. Dodatkowo, goście mają dostęp do szybkiego internetu i nowoczesnych urządzeń biurowych.
Wysokiej jakości usługi cateringowe
Park Hotel Diament Wrocław oferuje również kompleksowe usługi cateringowe, które są nieodłącznym elementem udanej konferencji. Restauracja Atmosfera, znajdująca się na terenie hotelu, serwuje szeroki wybór dań kuchni polskiej, przygotowywanych z najlepszych, sezonowych składników. Dzięki temu, serwowane posiłki są zawsze świeże i smaczne. Goście mogą liczyć na profesjonalną obsługę oraz elegancką prezentację dań. Catering można dostosować do specyficznych potrzeb wydarzenia, co jest dużym atutem przy organizacji większych eventów. Nasi doświadczeni kucharze dbają o najwyższą jakość serwowanych potraw, co z pewnością zostanie docenione przez uczestników konferencji.
Komfortowe zakwaterowanie i nocleg dla gości
Park Hotel Diament Wrocław oferuje 132 nowoczesne pokoje, które zapewniają najwyższy komfort pobytu. Pokoje typu biznes oraz apartamenty z przestronnymi tarasami zadowolą najbardziej wymagających gości. Każdy pokój został niedawno odnowiony, wyposażony w wygodne łóżka, eleganckie tapety i nowoczesne oświetlenie. Goście mogą liczyć na wszystkie udogodnienia, w tym dostęp do bezprzewodowego internetu i telewizji satelitarnej. Hotelowa obsługa dba o każdy detal, aby zapewnić niezapomniany pobyt. Komfortowe zakwaterowanie to jeden z kluczowych atutów naszego hotelu. Dodatkowo, goście mogą korzystać z usług pralni oraz room service.
Profesjonalna obsługa wydarzeń
Organizacja konferencji w Park Hotelu Diament Wrocław to gwarancja najwyższej jakości usług. Doświadczeni specjaliści pomagają organizatorom w ustalaniu kluczowych kwestii, takich jak miejsce organizacji, odpowiednia lokalizacja konferencji czy dobór niezbędnego zaplecza technicznego. Każda konferencja wymaga odpowiedniego przygotowania, dlatego dbamy o detale od rozpoczęcia konferencji aż po jej zakończenie, aby zapewnić uczestnikom komfortowych warunków i umożliwić efektywny przebieg wydarzenia.
Atrakcyjne otoczenie i możliwości rekreacji
Wrocław, jako Europejska Stolica Kultury 2016, oferuje wiele atrakcji kulturalnych i rekreacyjnych. Goście Hotelu Diament mają łatwy dostęp do licznych muzeów, teatrów i galerii sztuki. Malownicze otoczenie hotelu sprzyja spacerom i relaksowi na świeżym powietrzu. W pobliżu znajdują się również liczne trasy rowerowe i parki, idealne do aktywnego spędzania czasu. Po intensywnym dniu pracy, goście mogą zrelaksować się w hotelowym centrum fitness lub skorzystać z masażu. Wrocław oferuje także bogate życie nocne z wieloma barami, klubami i restauracjami. Nasz hotel to doskonała baza wypadowa do odkrywania uroków tego pięknego miasta.
Jak skutecznie prowadzić konferencję?
Skuteczne prowadzenie konferencji dla firm wymaga starannego przygotowania i strategicznego podejścia. Kluczem do sukcesu jest właściwa organizacja i dbałość o detale już na etapie planowania. W przypadku eventów o dużej skali rezerwacja sali i usług dodatkowych powinna nastąpić z rocznym wyprzedzeniem, aby ułatwić koordynację działań.
Podczas wydarzenia należy przestrzegać chronologicznego harmonogramu i dbać o płynne przejścia między prelekcjami a panelami dyskusyjnymi. Każdy referat powinien przedstawiać treści w sposób dydaktyczny, ułatwiając szukanie rozwiązania określonych problemów. Warto też poznać oczekiwania słuchaczy, aby dostosować treści do ich potrzeb.
Po zakończeniu konferencji istotne jest zbieranie opinii uczestników, co pozwala na lepszy odbiór całego wydarzenia i skuteczniejszy marketing kolejnych edycji. Na koniec warto zapewnić możliwość skontaktowania się z prelegentami oraz przewidzieć odpowiednie podsumowanie, aby zamknąć konferencję w profesjonalny sposób.
Artykuły na naszym Blogu
